BAŞVURU SAHİBİ:

Gema İnşaat Nakliyatözel Eğitim Ticaret Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Kayseri Büyükşehir Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2019/584948 İhale Kayıt Numaralı “Kısmı Zamanlı Çalıştırılacak 4 Adet Arazöz, 4 Adet Kepçe, 1 Adet Mini Ekskavatör, 3 Adet Kamyon ve 5 Adet Vakumlu Yol Süpürge Aracı Kiralaması İşi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Kayseri Büyükşehir Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı tarafından 12.12.2019 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Kısmı Zamanlı Çalıştırılacak 4 Adet Arazöz, 4 Adet Kepçe, 1 Adet Mini Ekskavatör, 3 Adet Kamyon ve 5 Adet Vakumlu Yol Süpürge Aracı Kiralaması İşi” ihalesine ilişkin olarak Gema İnşaat Nakliyat Özel Eğitim Ticaret Ltd. Şti.nin 04.02.2020 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 06.02.2020 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 10.02.2020 tarih ve 7031 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 07.02.2020 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2020/272 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, idarece önemli görülen bileşenlere ilişkin olarak yapılan sorgulama sonucunda Yaman Taah. Nak. San. Tic. Ltd. Şti. tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamalarının uygun bulunarak ihalenin anılan istekli üzerinde bırakıldığı, açıklamaların muhtelif gerekçelerle mevzuata uygun olmadığı, şöyle ki;

-Üç adet kamyon ve dört adet arazöze ilişkin sunulan kira sözleşmelerinde tüm giderlerin kiralayana ait olduğunun belirtildiği, dolayısıyla bakım, onarım, şoför vb. giderlerin ayrıca açıklanmadığı,

-Kendi malı araçlara ilişkin olarak ayrılan amortisman bedellerinin Vergi Usul Kanunu’na uygun olarak belirlenmediği,

-Şoförlere ilişkin giderlerin mevzuata uygun olarak açıklanmadığı,

-Araçlar için sigorta ve kasko gibi giderlerin açıklanmadığı, sunulan sigorta poliçelerinin Kamu İhale Genel Tebliğindeki şartları taşımadığı,

-Araçların bakım onarım giderlerine ilişkin olarak yetkili servisten alınan belgelerin kullanılması gerektiği, bu hususta iştigal konusu farklı firmalardan teklif alındığı, açıklamaların uygun olmadığı,

-Araçların, motorlu taşıtlar vergisi, egzoz, emisyon, muayene, yıpranma ve lastik giderlerine ilişkin açıklamaların uygun olmadığı,

-Üçüncü kişilerden alınan fiyat tekliflerinin Kamu İhale Genel Tebliği’nin ilgili düzenlemelerine aykırı şekilde sunulduğu,

-Karar pulu, damga vergisi, hakediş damga vergisi, zincir, takoz, ilk yardım çantası, yangın tüpü, ışıklı ok tabelası, tepe lambası, çeki demiri vs. için gider öngörülmediği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

İhalenin başvuruya konu birinci kısmının 19.12.2019 tarihli ihale komisyon kararı ile aşırı düşük teklif açıklamaları uygun bulunan Yaman Taah. Nak. San. Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı, Gema İnşaat Nak. Özel Eğitim Tic. Ltd. Şti.nin başvurusu sonucunda 15.01.2020 tarihli ve 2020/UH.I-111 sayılı Kurul kararı ile aşırı düşük teklif sorgulamasının yenilenmesine karar verildiği, 23.02.2020 tarihinde idarenin;“Bahse konu ihalede teklifte önemli olan bileşenlerin;

1. 3 adet kamyonun kiralama veya amortisman bedelleri,
2. 4 adet arazözün kiralama veya amortisman bedelleri,
3. 7 adet operatörün maliyetinin,
4. Araçların trafik sigortası, kasko, her türlü bakım-onarım ve yedek parça giderleri,
5. Sözleşme giderleri (ihaleye ait sözleşme damga vergisi, ihale karar pulu tutarı ve kesin teminat tutarı giderleri)
6. Araçların ekipman (Işıklı ok tabelaları, tepe lambası, ruhsata işlenmiş çeki demiri bedellerinin

      detaylı olarak açıklandığı dokümanları en geç 28.01.2020 tarihinde mesai bitimine kadar idaremize ulaştırmanız gerekmektedir.” şeklinde bir yazı ile teklifte önemli gördüğü bileşenlere ilişkin olarak Yaman Taah. Nak. San. Tic. Ltd. Şti.ye sorgulama yaptığı, 03.02.2020 tarihli komisyon kararı ile sunulan açıklamaların uygun bulunarak ihalenin birinci kısmının aynı istekli üzerinde bırakıldığı anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kanun’un “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b)  Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

Kurum, ihale konusu işin türü, niteliği ve yaklaşık maliyeti ile ihale edilme usulüne göre aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değerler ve sorgulama kriterleri belirlemeye, ihalenin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin sonuçlandırılabilmesine, ayrıca yaklaşık maliyeti 8 inci maddede öngörülen eşik değerlerin yarısına kadar olan hizmet alımları ile yapım işleri ihalelerinde sınır değerin altında olan tekliflerin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin reddedilmesine ilişkin düzenlemeler yapmaya yetkilidir. İhale komisyonu bu maddenin uygulanmasında Kurum tarafından yapılan düzenlemeleri esas alır.” hükmü yer almakta olup Kamu İhale Kurumu tarafından anılan maddeye dayanılarak düzenlenen Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79’uncu maddesinde, “79.2.2. İstekliler aşırı düşük olarak tespit edilen tekliflerini aşağıdaki yöntemleri kullanarak açıklayabilirler.

79.2.2.1. Üçüncü Kişilerden Alınan Fiyat Teklifleri: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin üçüncü kişilerden fiyat teklifi alınması durumunda, öncelikli olarak fiyat teklifini veren kişiyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından ilgisine göre teklife konu mal veya hizmet için maliyet tespit tutanağı (Ek-O.5) veya satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.6) düzenlenecektir. Tutanaklar fiyat teklifinin dayanağı olarak düzenlenecek olup, meslek mensubu tarafından muhafaza edilecek ve fiyat teklifinin ekinde idareye verilmeyecektir. Ancak idare veya Kurum tarafından gerekli görülmesi halinde bu tutanaklar meslek mensubundan istenebilecektir.

Maliyet tespit tutanağı dayanak alınarak fiyat teklifi sunulabilmesi için, fiyat teklifinin mamul/mala ilişkin olması halinde mamul/malın birim fiyatının, tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim maliyetin altında olmaması; fiyat teklifinin hizmete ilişkin olması halinde ise bu hizmetin birim fiyatının, tutanakta tespit edilen toplam birim maliyetin altında olmaması, bu tespitin (Ek-O.5) formunda yapılması, fiyat teklifi üzerine meslek mensubu tarafından “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (…/…/…) tarih ve (…) sayılı maliyet tespit tutanağındaki ortalama/toplam birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Satış tutarı tespit tutanağı dayanak alınarak fiyat teklifi sunulabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmaması, bu tespitin (Ek-O.6) formunda yapılması, fiyat teklifi üzerine meslek mensubu tarafından “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (…/…/…) tarih ve (…) sayılı satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Üçüncü kişilerden alınan fiyat tekliflerinin teklife konu alanda faaliyet gösterenlerden alınması gerekmekte olup, bu belgelerin ihale tarihinden önce düzenlenmiş olması zorunlu değildir.

Kaşeleme işlemi 8.4 üncü maddede belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

79.2.2.2. Merkezi Kamu Kurum ve Kuruluşları Tarafından Ülke Çapında Sunulan Mal ve Hizmetlere İlişkin Fiyatlar: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin merkezi kamu kurum ve kuruluşları tarafından ülke çapında sunulan mal ve hizmetlere ilişkin fiyat tarifeleri veya istekliye verilmiş fiyat teklifleri açıklama yöntemi olarak kullanılabilir. Bu yöntemle yapılmış açıklamanın geçerli olabilmesi için kullanılan fiyatların ilan/davet ile ihale tarihi arasında (ihale tarihi hariç) geçerli olması zorunludur.

79.2.2.3. Kamu Kurum ve Kuruluşları Tarafından İlan Edilen Fiyatlar: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin kamu kurum ve kuruluşları tarafından ilan edilmiş fiyat tarifeleri açıklama yöntemi olarak kullanılabilir. Bu usulle yapılmış açıklamanın geçerli olabilmesi için ilan edilen fiyatların ihalenin ilan/davet ile ihale tarihi arasında (ihale tarihi hariç) geçerli olması zorunludur.

79.2.3. Meslek mensubu; üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifi üzerindeki beyanın ve emsal bedel beyanı ile Ek-O.5, Ek-O.6 ve Ek-O.7 numaralı tutanaklardaki bilgilerin doğruluğundan sorumludur. Meslek mensubu ibaresinden Yeminli Mali Müşavirler veya Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler anlaşılır”

79.2.4. Ek-O.5, Ek-O.6 ve Ek-O.7 numaralı tutanakların son veya bir önceki geçici vergi beyanname dönemine ilişkin olarak düzenlenmesi zorunludur. Son veya bir önceki geçici vergi beyanname döneminin tespitinde; 4734 sayılı Kanunun 21 inci maddesinin birinci fıkrasının (a), (d) ve (e) bentlerine göre pazarlık usulü ile yapılan ihalelerde ilk yazılı fiyat tekliflerinin alındığı tarih, diğer ihale usulleri ile yapılan ihalelerde ise ihale tarihi esas alınır.

Örneğin; 11.1.2014 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan ihalede son geçici vergi beyanname dönemi “Ekim-Kasım-Aralık 2013”, 15.7.2014 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan ihalede son geçici vergi beyanname dönemi “Nisan-Mayıs-Haziran 2014” tür.

79.2.5. İşletme hesabına göre defter tutuluyor olması durumunda; yukarıda belirtilen tutanaklar, işletme hesabı defteri ve işletme hesap özeti kayıtlarına göre düzenlenir.

79.2.7. İstekliler tarafından akaryakıt girdisine ilişkin olarak EPDK tarafından il bazında günlük yayımlanan akaryakıt fiyatlarının % 90’ının altında sunulan açıklamalar geçerli kabul edilmeyecektir. Motorin veya benzine yönelik olarak öngörülen tutarın TL/lt cinsinden hesaplanmasında Enerji Piyasası Düzenleme Kurumunun ilgili düzenlemeleri dikkate alınacaktır.

79.3. İdarelerin aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirilmesine ilişkin aşağıdaki düzenlemeleri de dikkate almaları gerekmektedir.

79.3.1. Teklifi aşırı düşük olarak tespit edildikten sonra yukarıdaki yöntemlere göre usulüne uygun açıklama yapan isteklilerin teklifleri geçerli kabul edilir. Hayatın olağan akışına veya ticari gereklere aykırılık gibi nedenlerle teklifler reddedilemez.

79.3.2. 79.2.2 nci maddede yer alan yöntemlerden herhangi biri ile açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda, istekli tarafından gerekçesi belirtilmek suretiyle, ilgili mevzuatına göre ihale tarihinden önceki son 12 ay içinde düzenlenen açıklamaya elverişli diğer bilgi ve belgeler kullanılarak da açıklama yapılabilir.

79.3.3. Kurumca hazırlanan “İşçilik Hesaplama Modülü” ne (www.ihale.gov.tr) adresinden ulaşılabilecek olup, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde tekliflerin değerlendirilmesi bağlamında sözleşme ve genel giderler dahil asgari işçilik maliyeti hesabında işçilik hesaplama modülünün kullanılması zorunludur.

79.3.4. Hizmet alım ihalelerinde herhangi bir sigorta giderinin aşırı düşük teklif sorgulamasında önemli bir bileşen olarak kabul edilmesi durumunda, isteklilerce sigorta acentelerinden alınan poliçe, fiyat teklifi veya sözleşmelerin ekine ihale dokümanında yer alan teminat tutarları üzerinden teklif ettikleri sigorta prim tutarlarıyla sigorta hizmetini gerçekleştirebileceklerine ilişkin, ilgili sigorta şirketinin genel müdürlüğünden veya bölge müdürlüğünden alınan teyit yazısının eklenmesi ve bu yazının yetkili kişilerin imzasını taşıması gereklidir. Ancak sigorta şirketlerinin genel müdürlük veya bölge müdürlükleri tarafından imzalanmış poliçe veya fiyat teklifleri için teyit alınması zorunlu değildir. Sigorta giderinin tevsiki için sunulan belgenin işin süresinin tamamını kapsaması gerekmektedir. Ancak birden fazla yılı kapsayan işlerde ilk yıl için alınan sigorta teklifinin ihale tarihinin bulunduğu yıldan önceki yılın Aralık ayına ait Yurtiçi Üretici Fiyatları Endeksinin yıllık değişim oranı esas alınmak suretiyle güncellenerek diğer yıllar için kullanılması mümkündür.

79.3.5. Personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımlarına ilişkin yapılan aşırı düşük teklif açıklamasında, sözleşme giderleri ve genel giderlerin % 4 oranında hesaplanması söz konusu olmayacak, sözleşme giderleri ilgili mevzuatına göre hesaplanmak suretiyle açıklama yapılacaktır.” yönünde açıklamalara yer verilmiştir.

İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan açıklamalar incelendiğinde;

Kullanılacak üç adet kamyondan bir tanesinin taraflarına ait olduğunun belirtildiği, diğer iki kamyona ilişkin olarak gerçek kişiler ile imzalanmış beş adet kiralama sözleşmesine ve araç ruhsatlarına yer verildiği, sözleşmelerde yetkili meslek mensubuna ait bir imza/kaşe veya mühür bulunmadığı ve Tebliğ’in üçüncü kişilerden alınan fiyat tekliflerine ilişkin 79.2.2.1’inci maddesinde yazılı şartları taşımadığı, arazözlere ilişkin olarak ise herhangi bir belge sunulmadığı,

Aynı şekilde, idarece önemli teklif bileşeni olarak belirlenen ışıklı ok tabelaları, tepe lambası ve çeki demirine ilişki olarak bir tüzel kişi, bir de gerçek kişiden alınan fiyat teklifleri üzerinde yetkili meslek mensubuna ilişkin herhangi bir kaşe veya mühür bulunmadığı, sunulan belgelerin Tebliğ’in atıf yapılan düzenlemesine aykırı olduğu,

Kamyon kiralama sözleşmesinde bakım-onarım giderlerinin kiracıya ait olduğu belirtilmişse de bu hususta herhangi bir belge sunulmadığı, yedek parça giderlerine ilişkin bir belgelendirme yapılmadığı, açıklama yazısında her iki gider kalemine ilişkin belli bir bedel öngörülmesiyle yetinildiği,  

Teknik Şartname’nin 2.3’üncü maddesinde kamyonlardan birinin 01.03.2020 – 31.12.2020,  diğer ikisinin 21.01.2020 – 31.12.2020 tarihleri arasında çalıştırılacağının belirtildiği, sunulan zorunlu mali sorumluluk sigorta poliçelerinden hiçbirinin anılan süreleri kapsayacak şekilde düzenlenmediği, ayrıca sigorta acentelerinden alınan mezkur poliçelerin, Tebliğ’in yukarıda yazılı 79.3.4’üncü maddesinde belirtilen ve ihale dokümanında yer alan teminat tutarları üzerinden teklif edilen prim tutarlarıyla hizmetin gerçekleştirebileceğine ilişkin olarak sigorta şirketinin genel/bölge müdürlüğünden alınan yazı ile teyit edilmediği, arazözlere ilişkin olarak ise sigorta poliçesi sunulmadığı, anlaşılmış olup, 4734 sayılı Kanun’un 38’inci maddesinin üçüncü fıkrası gereği açıklamaların yeterli görülmeyerek teklifin reddedilmesi gerekirken ihalenin anılan istekli üzerinde bırakılması işleminin mevzuata aykırı olduğu sonucuna ulaşılmıştır.

Öte yandan, ihalenin şikâyete konu 1. kısmının yaklaşık maliyet tutarı dikkate alındığında 4734 sayılı Kanun’un 53’üncü maddesi uyarınca ödenmesi gereken itirazen şikâyet başvuru bedelinin 6.139,00 TL olduğu, başvuru sahibi tarafından toplam yaklaşık maliyet üzerinden 12.284,00 TL’nin Kurum hesaplarına yatırıldığı, bu nedenle fazla ödendiği tespit edilen 6.145,00 TL’nin yazılı talebi halinde başvuru sahibine iadesinin gerektiği anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden Yaman Taah. Nak. San. Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılarak bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

1) Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

2) Fazla ödenen başvuru bedelinin başvuru sahibinin yazılı talebi halinde iadesine,

Oybirliği ile karar verildi.