ihalede Kesin hakediş raporu düzenlenmesi ve kesin hesap kesilmesine ilişkin şartlar

a) Birim fiyat esaslı sözleşmelerde kesin hesaplar aşağıdaki esaslara göre yapılır:

* İşin geçici kabulü yapıldıktan sonra, kesin hakediş raporunun düzenlenmesine esas olacak kesin metraj ve hesapların tamamlanmasına başlanır. Yüklenicinin kesin hakediş raporunun düzenlenmesinde geçici hakediş raporlarındaki rakamlara itibar edilmez ve kesin metraj ve hesaplar sonucunda bulunan miktarlar esas alınır.

** Kesin metraj ve hesaplarının yapıldığı sürece yüklenici veya vekili hesapların yapıldığı yerde bulunmak zorundadır.

*** Yapı denetim görevlisi, yüklenici veya vekili ile birlikte işin gidişine paralel olarak daha önce hazırlanıp karşılıklı imzalanmış bulunan kesin metraj ve hesaplar ile işin gidişine paralel hazır olmayanları, birlikte tamamlayıp imzalayarak geçici kabul tarihinden başlamak üzere en çok 6 ay içinde idareye teslim etmek zorundadır. Bu hesapların yapılması sırasında yüklenici veya vekili tarafından yapılmış ve fakat yapı denetim görevlisince çözüme bağlanamamış itirazlar varsa bunlar da incelenmek üzere hesaplarla birlikte idareye verilecektir.

**** Kesin metraj ve hesapların düzenlenmesi sırasında yüklenici, yapı denetim görevlisinin yazılı tebliğine rağmen hazır bulunmadığı takdirde, yapı denetim görevlisi hesapları tek taraflı olarak hazırlar ve geçici kabul tarihinden başlamak üzere en çok 6 ay içinde idareye teslim eder. Bu aşamada yükleniciye, hazırlanmış bu kesin metraj ve hesapları 60 gün içinde incelemesi için tebligat yapılır. Yüklenici incelemesini daire dışında yapmak isterse kesin metraj ve hesapların asıl olmayan suretlerinden bir takımı kendisine verilir. Yüklenici kesin metraj ve hesapları inceleyip itirazsız imzalarsa hesapların idarece incelenmesine başlanır.

b) Anahtar teslimi götürü bedel sözleşmelerde; kesin hakediş raporu düzenlenmesine işin geçici kabulü yapıldıktan sonra başlanır ve sözleşme ve eklerinde öngörülen hükümler çerçevesinde kesin hesap işlemleri gerçekleştirilir.

c) Karma sözleşmelerde, yapılan işlerin bedellerinin ödenmesinde; birim fiyat teklif alınan iş kısımlarında (a) bendinde, anahtar teslimi götürü bedel yapılan iş kısımlarında ise (b) bendinde, belirtilen esaslara uyulur.

Yüklenicinin İhale kesin hesaplara itirazı varsa 60 günlük inceleme süresi içinde idareye yazılı olarak bildirmek zorundadır.

Böyle yapmadığı takdirde kesin hesapla ilgili bütün belgeleri kayıtsız kabul etmiş sayılır ve bundan sonra bu hususta yapılacak herhangi bir itiraz dikkate alınmaz.

Yapı denetim görevlisi belirtilen süre içinde kesin hesapları idareye teslim etmediği takdirde, yüklenici kendi hazırladığı kesin hesapları idareye vererek incelenmesini ve onaylanmasını isteyebilir. İdareler teslim aldıkları kesin hesapları, teslim tarihinden başlamak üzere en çok 6 ay içinde inceleyip onaylarlar. Aksi halde yüklenici, varsa itirazlarında haklı sayılacağı gibi, işin kesin kabulü yapılmış olmak şartı ile, kesin hakediş raporunun düzenlenmesini de isteyebilir. Yüklenicinin, kesin hesapların yapılışında hazır bulunmayıp sonradan 60 günlük sürede hesapları incelemesi halinde, idarenin 6 aylık inceleme süresi, yüklenicinin incelemeyi bitirdiğini idareye yazılı olarak bildirdiği tarihten başlar. Kesin hesapların ve kesin kabul tutanağının idarece onaylanmasından sonra, bunlara ilişkin onay tarihlerinin sonuncusundan başlamak üzere en çok 30 gün içinde, idarece onaylanmış kesin hesaplara dayalı olarak, yapı denetim görevlisi tarafından kesin hakediş raporu düzenlenir. Kesin hesapların idareye tesliminden sonra idarece incelenmesi sırasında yapılabilecek değişikliklere yüklenicinin bir itirazı olursa itirazlarının yerlerini de açıkça belirtmek suretiyle bu husustaki karşı görüşlerinin neler olduğunu ve dayandığı gerekçeleri dilekçe ile idareye bildirir.

Hesap kesme işleminde, gerçekleştirilen bütün işlerin kesin hakediş raporuna geçirilen bedelinden, iş sırasında geçici hakediş raporları ile ödenen miktarlar düşülür. Daha sonra geçici hakediş ödeme usulleri çerçevesinde, hakedişe yapılan ek ve kesintilerden sonra kalan tutar yükleniciye ödenir. Hesap kesme işlemi sonucunda, yüklenici idareye borçlu kaldığı takdirde, borcu genel hükümlere göre tasfiye edilir. Kesin metraj ve hesapların yapılıp onaylanmasına ve kesin hakedişin düzenlenmesine ait yukarıdaki süreler, ancak mücbir sebeplerle, ihale yetkilisinin onayı ile yeteri kadar uzatılabilir. 

2- Projelerin yapım ve teslimi yükümü:

a) Anahtar teslimi götürü bedel sözleşmelerde yapılacak işlerin uygulama projelerinin hazırlanarak şartnameler ve diğer teknik belgelerle birlikte, sözleşmenin imzalanması sırasında işsahibi idare tarafından yükleniciye verilmesi asıldır. Fakat uygulama projelerinin yüklenici tarafından hazırlanması da istenebilir. Yüklenici tarafından hazırlanan uygulama projelerinde idare tarafından değişiklik yapılması gerekli görülürse veya verilen bilgiler yeterli görülmezse istenen değişikliklerin yapılması veya eksik bilgilerin tamamlanması için projeler yükleniciye geri verilir. İdare isterse projeler üzerinde kendisi de değişiklik yapabilir.

b) Birim fiyat esaslı sözleşmelerde, işlerin ön veya kesin projelerinin hazırlanarak/hazırlatılarak şartnameler ve diğer belgelerle birlikte, sözleşmenin imzalanması sırasında işsahibi idare tarafından yükleniciye verilmesi asıldır ve bunlar, iş programına göre gerekli oldukları zamanlarda yükleniciye teslim edilir. Fakat işsahibi idare, projenin yüklenici tarafından hazırlanmasını da isteyebilir. 

İşlerin geçici kabulü yapıldıktan sonra, uygulama projeleri ister idarece verilmiş, ister yüklenici tarafından hazırlanarak idarece onaylanmış olsun, uygulama sırasında yapılmış değişiklikleri de içeren ve işin bitmiş durumunu gösteren nihai projeler (as-built drawings), yüklenici tarafından bedelsiz olarak hazırlanıp orijinalleri idareye teslim edilir.

3- İşyerinin yükleniciye teslimi yükümü:

Sözleşmenin imzalanmasından sonra, sözleşmede yazılı süre içinde işe başlanabilmesi için işyeri, ihaleye esas proje ve mahal listesine göre; eksen kazıkları, someler, röperler ve benzerleri, proje sahası, güzergah, zemin veya buna benzer yerler üzerinde kontrol edilerek, idare tarafından görevlendirilen yapı denetim görevlisinin de bulunduğu komisyon tarafından yükleniciye teslim edilir. Taraflar arasında yer teslimine ilişkin tutanak düzenlenir ve yer teslim tutanağının imzalanmasıyla yükleniciye, yer teslimi yapılmış olur. Yer teslim tutanağında, yer tesliminin, tutanağın onaylanması halinde gerçekleşmiş olacağının belirtilmesi halinde yer teslimi, tutanağın onaylandığının yükleniciye tebliğ edildiği tarihte yapılmış olur.

İdare, işin yapılacağı yerleri, sözleşme veya eklerinde aksi yazılı olmadıkça, iş için gerekli tesislerin kurulmasında ihtiyaç duyulan sahalar ile hizmet yollarının geçeceği yerleri, her türlü toprak işlerine ait olup sözleşme veya eklerinde belirlenmiş veya sonradan idarece tespit edilmiş olan ariyet ve depo yerlerini, sözleşme veya eklerinde kamuya ait ocaklardan temini öngörülen yapı malzemeleri varsa (taş, kum, çakıl, gravye, balast, stabilize vb.) bunların temin yerlerini, yükleniciye bedelsiz olarak teslim eder. İşyeri yükleniciye kısımlar halinde de teslim edilebilir.

İş için gerekli olması nedeniyle, el konacak taşınmaz malların kamulaştırılmasına veya geçici işgaline ait harita, plan, cetveller ve diğer bütün işlemler, sözleşmede aksi yazılı olmadığı takdirde, idarece yapılır ve kamulaştırılacak veya geçici olarak el konacak yerler, işlemler tamamlandıkça iş programına uygun olarak kısım kısım yükleniciye teslim edilir.

İşlerin yapılacağı yerlerin yükleniciye tesliminde gecikme olması ve bunun işin bir kısmının veya tamamının zamanında bitirilmesini geciktirmesi halinde, sözleşmede tespit edilen iş süresi, işin bir kısmı veya tamamı için gecikmeyi karşılayacak şekilde uzatılır.

4- İhale sözleşmesine uygun olarak tamamlanmış olan yapım işini (eseri) kabul etmek yükümü:

Yapım işi ihalelerinde geçici kabul ve kesin kabul olmak üzere iki aşamada yapılır.

a) Geçici Kabul:

Yüklenici, sözleşmeye konu yapımı işini, sözleşme ve eklerine uygun olarak tamamladığında, geçici kabulün yapılması için idareye yazılı olarak başvuruda bulunur. Yapılan işler yapı denetim görevlisi tarafından ön incelemeden geçirilir ve tespitler bir tutanağa bağlanır. Bu ön incelemede yüklenici de bulunur; yüklenici, kendisine yapılan tebligata rağmen incelemede hazır bulunmazsa yapı denetim görevlisi, ön incelemeyi tek taraflı olarak yapar ve düzenlediği tutanakta da yüklenicinin hazır bulunmadığını belirtir. 

Yapılan ön inceleme sonucunda; yüklenicinin işi, -varsa- işin kusurlu ve eksik kısımlarının bedelleri toplamının işin sözleşme bedelinin %5’inden fazla olmaması ve bu kusur ve eksikliklerin, işin idarece kullanılmasına engel olmayacak ve herhangi bir tehlikeye meydan vermeyecek nitelikte olması veya yüklenicinin işi, sözleşme ve eklerine uygun olarak tamamladığı ve kabul işlemlerinin yapılmasında bir engel bulunmadığı anlaşılması halinde işsahibi idare, geçici kabul komisyonu oluşturur. Kabul komisyonu, gerçekleştirilen işlerin nev’ini, niteliğini, sözleşme ve ekleri ile teknik gereklere ve iş sırasında onaylanan değişikliklere uygunluğunu ve kabule hazır olup olmadığını, yüklenici ile birlikte inceler. Kabul komisyonu işi kabule uygun gördüğü takdirde, geçici kabul tutanağı düzenlenir ve bu tutanağı, komisyon üyeleri ile birlikte yüklenici de imzalar. Geçici kabul tutanağı, ihale makamı veya yetkilendirdiği kişilerce onaylandıktan sonra geçerli olur.

Kabule engel olmayacak nitelikte kusur ve eksiklikler varsa komisyon, işbu kusur ve eksikliklerin ayrıntısını gösterir bir liste düzenleyerek bunların giderilmesi için gerekli olan süreyi de tespit eder ve yüklenici, bu eksiklikleri, belirlenen sürede tamamlar/giderir; eksikler tamamlanıncaya kadar geçici kabul tarihi ertelenir. Geçici kabul itibar tarihi olarak esas alınacak tarih, işin geçici kabule elverişli bir halde tamamlandığı tarih olup bunu geçici kabul komisyonu tespit ederek tutanağa geçirir. 

Yapım işlerinin kabul işlemlerinde, varsa sözleşmelerindeki özel hükümler de göz önünde bulundurulur.

Geçici kabul ile kesin kabul arasında bir deneme süresi öngörülmüştür ve bu süreye teminat süresi denir. Yapım işlerinde teminat süresi, sözleşmesinde aksine bir hüküm yoksa 12 aydan az olamaz. Ancak sözleşme kapsamında yapım işiyle birlikte ifası istenen montaj, işletmeye alma, eğitim, bakım-onarım, yedek parça gibi destek hizmetlerine ait teminat ve/veya garanti süreleri işlerin özelliğine göre artırılabilir veya eksiltilebilir. Bu süreler, sözleşme veya eklerinde belirtilir. 

b) Kesin Kabul:

Kesin kabul için belirlenen tarihte, yüklenicinin yazılı müracaatı üzerine, kesin kabul komisyonu oluşturularak geçici kabuldeki esas ve usullerle kesin kabul yapılır.

Kabul komisyonu, teminat süresinde yüklenici tarafından yapılması gereken sürekli bakım niteliğindeki işlerin, sözleşmeye uygun olarak yapılıp yapılmadığını, geçici kabul sırasında iyi durumda ve kabule elverişli olduğu tespit edilmiş olan işlerde teminat süresince kullanılma sonucunda meydana gelen normal aşınma ve eksilmeden doğan durumlar haricinde, işin fen ve sanat kurallarına uygun yapılmamasından kaynaklanabilecek herhangi bir bozukluğun veya geçici kabulden sonra ortaya çıkan bir kusurun olup olmadığını inceler.

Yüklenicinin, bütün yükümlülüklerini yerine getirmiş olduğu ve kendisine yüklenebilecek kesin kabulü engelleyecek bir kusur ve eksiklik görülmediği takdirde kesin kabul tutanağı düzenlenir. Kesin kabul tutanağının yetkili makam tarafından onaylanması ile kesin kabul işlemi tamamlanmış olur.

İşin kesin kabulüne engel herhangi bir durum varsa; kesin kabul işlemi yapılmaksızın kusur ve eksiklerin giderilmesi için bir süre belirlenerek durum işsahibi idareye bildirilir. İdare bu kusur ve eksiklerin tutanakta belirlenen süre içerisinde giderilmesi hususunu yükleniciye tebliğ eder. Bu durumda kesin kabul işlemi, kusur ve eksiklerin yüklenici tarafından giderilmesi sonrasında sonuçlandırılır.