kamu idarelerince, kesin teminat mektuplarının süresinin uygun belirlenmesi, hükümsüz kalmasına yol açmayacak şekilde süresinin uzatılması ve iadesi ile ilgili gerekli işlemlerin zamanında yerine getirilmesi; muhasebe birimlerince de her mali yılın sonunda ilgili idareden bilgi alınarak teminat mektuplarının hesaplarda gereksiz olarak bekletilmemesinin sağlanması