4734 sayılı Kanun’un genel gerekçesinde isteklilerin taahhüdünün yerine getirilmesine engel olabilecek aşırı düşük tekliflerin reddedilmesine ilişkin düzenleme yapıldığı ifade edilmiş olup819; bu bağlamda Kanun’un 38. maddesi “(a)şırı düşük teklifler”i konu almaktadır.
Aşırı düşük teklif terimi, Kanun’da ve ikincil mevzuatında tanımlanmamıştır. Ancak bu düzenlemelerdeki ortak kullanımdan hareketle bir
çıkarımda bulunmak mümkündür.
Bu bağlamda aşırı düşük teklif, idarenin hesapladığı yaklaşık maliyete veya diğer tekliflere oranla aşırı düşük olduğu tespit edilen teklif
olarak açıklanabilir. İlk düzenlenişi itibariyle bütünüyle doğru olan bu tanıma, mevcut kurallara göre bazı eklemeler yapılabilecek olsa da, bu halinin kavramın özünü açığa çıkarmak bakımından daha doğru olduğu değerlendirilmektedir.
Kanun’a göre bir teklifin aşırı düşük teklif olarak belirlenmesinde alım konusunun yaklaşık maliyeti veya diğer teklifler yahut her ikisi birlikte dikkate alınmaktadır. Zira bir teklifin yaklaşık maliyete göre aşırı düşük olması her zaman için ihale konusu alımın gerçekleştirilmesi bakımından teklifin yetersiz olduğu anlamına gelmez ve yaklaşık maliyetin yüksek hesaplanmış olması ihtimali değerlendirilerek diğer tekliflerin de yaklaşık maliyetle birlikte göz önünde bulundurulması gerekir.
Kanun’a göre idare, aşırı düşük olduğunu tespit ettiği teklifleri sunan isteklilerden, teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili yazılı bildirim yapmak suretiyle ayrıntılı açıklama isteyebilir. Ancak bu yazıda, açıklama istenen hususların anlaşılır olacak şekilde ifade edilmesi gerekir. İdarenin ihale konusu alımın yapılabilirliğinin ortaya konulması amacıyla isteklilere gönderdiği talep yazısında
veya eklerinde yer alan bilgiler dışında herhangi bir kriter bakımından inceleme yapması mümkün olmayıp; aksi bir durum hukuki belirliliğin ve öngörülebilirliğin ortadan kalmasına sebep olacaktır.(Emsal Danıştay K Danıştay 13. Daire, E. 2022/30, K. 2022/454, T. 15.02.2022)
Teklifi aşırı düşük olarak nitelenen ve açıklama talep edilen isteklilerin bu bağlamda getirebilecekleri açıklamalar ve sunabilecekleri belgeler Kamu İhale Genel Tebliği’nde düzenlenmiştir. Bu kapsamda isteklilerin maliyet bileşenlerini açıklamak için ürettikleri, aldıkları veya sattıkları mallara ilişkin fiyatları, üçüncü kişilerden alınan fiyat tekliflerini, bazı üreticilerin fiyat tarifelerini, kamu kurum ve kuruluşlarının asgari fiyatlarını, fiyat tarifelerini veya tekliflerini, ticaret borsası ve toptancı hal fiyatlarını, münhasır hak sahibi kuruluşların fiyatlarını ve stok durumunu gösterir stok tespit tutanağı gibi bilgilerini ve belgelerini sunmaları gereklidir.
Tebliğ’de yer alan diğer kurallara uygun hareket edilmesi kaydıyla bu belgelerden biriyle açıklama yapılması bakımından isteklilerin seçimlik hakkı olduğu söylenebilir.(Emsal Danıştay K : Danıştay 13. Daire, E. 2019/2815, K. 2019/2766, T. 27.09.2019)
Yazılı olarak yapılan taleple birlikte isteklilere süre verilir ve aşırı düşük olduğu için teklifleri reddedilmeden önce süresi içerisinde yaptıkları yazılı açıklamaları idarece değerlendirilir. Bu değerlendirmede idare, isteklinin uygulama bakımından avantajlı koşullara sahip olmasını, seçtiği teknik çözümleri, imalatının veya ifa yönteminin ekonomik olmasını, teklif ettiği alım konusunun özgünlüğünü ve benzeri
hususlarda yaptığı açıklamaları ile bunların kanıtlarını inceler.
Bu kapsamda usulüne uygun şekilde açıklama yapmayan veya açıklamaları yeterli görülmeyen isteklilerin
teklifleri idare tarafından reddedilir.
İstekliler tarafından sunulan tekliflerin aşırı düşük teklif olarak nitelenmesi bakımından en önemli gerekçe teklif fiyatlarının ihale konusu alımın gerçekleştirilmesi konusunda tereddüt oluşturmasıdır.
Bu nedenle aşırı düşük teklif açıklamaları, teklif edilen fiyatlarla ihale konusu alımın gerçekleştirilip gerçekleştirilemeyeceğinin ve gerçekçi fiyat teklifleri hazırlanıp hazırlanmadığının tespiti açısından önem taşımaktadır.(Emsal Danıştay K : Danıştay 13. Daire, E. 2020/3424, K. 2020/3786, T. 22.12.2020)
Bu bağlamda aşırı düşük fiyat teklifleri ile buna ilişkin maliyet tespit tutanağının veya dayanağı olan satış tutarı tespit tutanaklarının
birbiriyle uyumlu olup olmaması önem arz etmekte olup827 içerdiği bilgilerin fiyat teklifinde olduğu gibi kalemler halinde ayrı ayrı açıklanmış olması gerekmektedir.(Emsal Karar: Danıştay 13. Daire, E. 2022/1665, K. 2022/1878, T. 26.04.2022)
Bununla birlikte, isteklilerin getirecekleri açıklamalarda idare tarafından yapılmış olan belirlemeleri değiştirmesi mümkün olmayıp aksi bir yaklaşım aşırı düşük teklif sorgulamasının yapılma amacına ve temel ilkelere aykırılık teşkil edecektir (Danıştay 13. Daire, E. 2021/4463, K. 2021/4001, T. 24.11.2021)
aşırı düşük teklif açıklamasının muteber kabul edilebilmesi için tüm detaylarıyla ve her yönüyle idareye, aşırı düşük kabul edilen teklifle ihale konusu alımın ihtiyaca uygun olarak karşılanabileceğini göstermesi ve idarenin tereddütlerini gidermiş olması gerekmektedir.