5018 sayılı Kanuna göre harcama yetkilisi, bütçeyle tahsisat ayrılan bir harcama biriminin en üst idarecisidir.
Kamu yönetimlerinin bütçeleri analitik bütçe gruplandırmasına göre düzenlenmektedir.
Analitik bütçe gruplandırması; kurumsal gruplandırma, işlevsel gruplandırma, finansman tipi gruplandırma ve iktisadi gruplandırma olarak dört sınıftan meydana gelmektedir. Buna göre, kurumsal gruplandırmanın üçüncü ve dördüncü seviyesinde bulunan birimler bütçeyle tahsisat ayrılan harcama birimlerine, bu birimlerin en üst idarecileri de harcama yetkililerine karşılık gelmektedir
Bu durumun bir örneği olarak; bakanlıklardaki genel müdürlükler bütçeyle tahsisat ayrılan birimlerdir, bu birimin en üst idarecisi olan genel müdür ise o genel müdürlüğün ödemelerle ile ilgili görevlisidir. Bakanlıktaki “Üst Yönetici” ise o Bakanlığın müsteşarıdır. Bu sebeple bir Bakanlıkta bir üst idareci varken birden fazla harcama yetkilisi bulunmaktadır.
Maliye Bakanlığı tarafından basılan 1 Seri Sıra No.lu Harcama Yetkilileri Hakkında Genel Tebliğ’de; merkez teşkilatı, özel bütçeli yönetimler, sosyal güvenlik kurumları ve yerel idareler temelinde, harcama yetkililerinin kimler olduğu çizelgeler şeklinde ifade edilmiş, harcama hakkının birleştirilmesi ve teslim edilmesi hususuna açıklık getirilmiştir. Yine Maliye Bakanlığı tarafından basılan 2 Seri Sıra No.’lu Harcama Yetkilileri Hakkında Genel Tebliğ’de, “Harcama yetkilileri bütçede belirtilen tahsisatları kadar tahsisat gönderme belgesiyle, kendisine tahsisat ayrılan harcama yetkilileri ise ayrılan tahsisat miktarınca harcamada bulunabilirler.” denilmektedir.
5018 sayılı Kanunun 32. maddesinde; bütçelerden harcamada bulunulabilmesi, tahsisatı yerine getirme yöntemi ve yerine getirmede vazifeli olanlara dair bilgiler bulunur. Harcama yetkilisinin emri olmadan hiçbir bütçe gideri karşılanamaz ve ondan başka hiç kimse harcama prosesini idare edemez ve yönlendiremez
Sayıştay Genel Kurulu’nun 14/06/2007 tarih ve 5189/1 sayılı kararında husus ile alakalı olarak; “5018 sayılı Kanunda, harcamanın gerçekleştirilmesinden ödeme aşamasına kadar bütün işlemlerin harcama yetkilisinin izleme ve kontrolü altında, onun talimatı ile yürütülmesi belirtildiğinden, sorumluluk hususunda da harcama yetkilisi ön plana çıkmaktadır.” denilmektedir.
Yasada harcama yetkilisinin bütçeyle tahsisat ayrılan her harcama biriminin en üst idarecisi olarak ifade edilmesi yönetsel bakımdan üst idarecilere, hukuka uygunluk bakımından da hak verilmiş makamlara hesap vermekle yükümlü bulunduğunu göstermektedir. Bu manada, harcama yetkililerinin Sayıştay’a hesap verme yükümlülüğünün zorunlu olduğu ortaya çıkmaktadır.
Bununla beraber aynı Sayıştay Genel Kurul Kararında;
Harcama hakkının teslimi durumunda, harcama emrinin kullanılmasından kaynaklanan yükümlülüğün harcama hakkının teslim edildiği görevliye ait olması gerektiği,
Mevzuatta bulunan bazı kararlar sebebiyle, kamu yönetimleri arasında ya da yönetimin farklı birimleri arasında iş ve hizmet bağına ilişkin olarak gerçekleştirilen tahsisat aktarmalarında, harcama hakkından ortaya çıkan yükümlülüğün tahsisat yapılan birimin en üst idarecisine ait olduğu,
Harcama yetkilisinin yerine mevzuatında belirtilen esaslardan hareketle vekalet ile atanan memurun, vekâlet ettiği vazifeye ait harcama hakkının kullanmasından ortaya çıkan yükümlülüğün, bu vazifeye vekâleten idare eden vazifeliye ait olduğu kanaatlerine varılmıştır.