Bütçeden bir harcamanın gerçekleştirilebilmesi amacıyla iş, mal ya da hizmetin saptanmış esas ve kurallarla tutarlı olarak alındığının ya da yapıldığının, vazifelendirilmiş birey ya da komisyon tarafından onaylanması ve yerine getirme evraklarının düzenlenmiş olması gerekir.
“Gerçekleştirme görevlisi” sıfatı bulunan kamu görevlileri, harcama emri üzerine; işin gerçekleştirilmesi, mal ya da hizmetin alınması, teslime dair işlemlerin gerçekleştirilmesi, belgelendirilmesi ve ödemeye dair evrakların düzenlenmesi vazifelerini yerine getirirler. Harcama emri üzerine ifadesinden, gerçekleştirme görevlilerinin yükümlülüğünün harcama emrinin verilmesi ile doğacağı anlamı çıkarılmaktadır
Hem taahhüt sürecinde, hem de gerçekleşme ve ödeme talimatına bağlama sürecinde işler, vazifeli memurlar tarafından gerçekleştirilmekte ve belgeler bunlar yoluyla düzenlenmekte olsa da vazifenin esas sahibi ve yükümlüsü harcama yetkilisidir. Diğer görevliler, hakları kadro sıfatları ile vazifeleri bu kanun ve emirlerle öngörülmüş, yükümlülükleri kısıtlı personellerdir. Bu personeller kendi istekleri ve inisiyatifleri doğrultusunda iş yapamaz ve direkt olarak Sayıştay tarafından muhatap alınmazlar. Gerçekleştirdikleri ve yerine getirmeleri gereken iş ve çalışmalardan dolayı üstlerinin yükümlülüğüne dahil olurlar
Gerçekleştirme görevlileri, 5018 sayılı Kanun kapsamında yerine getirmeleri gereken iş ve çalışmalar ile yükümlüdürler. 14/06/2007 tarih ve 5189/1 sayılı Sayıştay Genel Kurul Kararında husus ile alakalı olarak; “Bir finansal işlemi yerine getirmede görevli olanların yükümlülüğünün belirlenmesinde, gerçekleştirme işlemini yapan görevlinin, yetkili ve vazifeli olması ve yapılan harcamanın da bu vazifeli tarafından düzenlenip imzalanan belgeyi temel alıyor olması mecburidir. Diğer bir ifadeyle, yukarıda anılan belge ve imza olmadan ödeme talimatı belgesinin sona erdirilmesinin sayılmaması gerekmektedir. Ayrıca, belgeyi hazırlayanın da gerçekleştirme hususunda yetkisinin bulunması ve harcama emri ile ya da sair surette amir tarafından vazifelendirilmiş olması gerekmektedir.
Bu bakımdan gerçekleştirme belgelerinin düzenlenmesi, taslak metinlerin yazılması, temize çekilmesi, kaydedilmesi, bilgisayara girilmesi gibi yardımcı hizmetlerin gerçekleştirme görevi dahilinde ele alınması olanaksızdır.” denilmektedir.
Bununla beraber aynı Sayıştay Genel Kurul Kararında;
Temel alınan bir gerçekleştirme belgesi olan, ödeme talimatı belgesini hazırlayan sıfatıyla imzalayan gerçekleştirme görevlisinin, hazırladığı belgeyle beraber harcama aşamasındaki diğer belgelerin kesinliğinden ve mevzuat ile tutarlılığından harcama yetkilisi ile beraber yükümlü bulunması gerektiğine,
Ödeme talimatı belgesine eklenmesi gereken taahhüt ve gerçekleştirme işlemlerine dair fatura, beyanname, tutanak gibi gerçekleştirme belgelerini hazırlayan ya da bu belgeleri onaylayan gerçekleştirme görevlilerinin, bu vazifeleriyle alakalı olarak yapmaları gereken iş ve çalışmalarla kısıtlı olarak harcama yetkilisiyle beraber yükümlü bulunmaları gerektiğine,
Mevzuatına göre meydana getirilen kurul, komisyon ya da benzeri bir aracı tarafından hazırlanan keşif, rapor, tutanak, karar ya da ödemeye temel benzeri belgelerden meydana gelecek yükümlülüğe, işlemi yapan ve bu belgeyi hazırlayıp imzalayan kurul üyelerinin de katılmaları ve bu işlem sebebiyle harcama yetkilisiyle beraber yükümlü bulunmaları gerektiğine,
Elektronik ortamda yaratılan veri tabanından faydalanılarak gerçekleştirilecek harcamalarda, sisteme kaydedilecek verilerin olduğu belgeleri hazırlayan ve imzalayan vazifelilerin, bu işlemle alakalı gerçekleştirme görevlisi olarak onaylanması ve gerçekleştirdiği işlemlerden harcama görevlisi ve yükümlülüğü olan diğer gerçekleştirme görevlileriyle beraber yükümlü bulunmaları gerektiğine, karar verilmiştir.